Učinkovito načrtovanje in opravljanje inventure

Redno opravljanje inventure vam pomaga določiti vašo trenutno dejansko zalogo. Pri opravljanju inventure se popišejo vse materialne dobrine (fizična inventura), neopredmetena sredstva in obveznosti (računovodska inventura) ter premična osnovna sredstva, torej vozila, stroji in oprema (popis naprav).

Z inventuro, ki jo opravite vsaj enkrat na leto na določeni dan, zagotovite, da sta beleženje izdanega in prejetega blaga v vašem sistemu upravljanja zalog ter vodenje računov opravljena pravilno.

Redna inventura v vašem podjetju:

Letne inventure torej ne opravljate zgolj za potrebe davčnega urada. Je tudi smiselno sredstvo za preverjanje računovodstva in primerjanje načrtovanih in dejanskih zalog v lastnem podjetju.

Davčni urad vam predpiše inventuro, če je vaše podjetje obvezano k oddajanju bilance. Toda tudi za manjša podjetja, ki k temu niso obvezana, je opravljanje prostovoljnih inventur koristno za preverjanje dejanskega finančnega stanja.

Strokovni nasvet: pri inventuri se ne osredotočajte zgolj na blago v skladišču. Popišite tudi drobni inventar, torej stvari, ki niso neposredno vključene v ustvarjanje vrednosti v vašem podjetju. Na primer pisarniški material ali izdelki za čiščenje.

Inventura je načeloma predpisana ob različnih časovnih točkah: ob ustanovitvi podjetja, spremembah v vodstvu in redno ob koncu vsakega poslovnega leta.

Za večino podjetij proračunsko leto sovpada s koledarskim letom, zato je rok za letni popis zalog običajno 31. december. Celotno inventuro je pogosto nemogoče opraviti v enem dnevu. Zato lahko različne vrste inventur opravite pred zaključkom leta ali po njem (glejte vrste inventur).

Redna inventura je najpogostejša vrsta inventure, pri kateri se na določen datum opravi celotni popis.

Inventuro je dovoljeno časovno zamakniti za največ deset dni pred datumom zaključka ali po njem. V tem primeru je treba vse spremembe količine in vrednosti zalog v teh dneh ponovno izračunati ali na podlagi računov posodobiti na isto dejansko stanje zalog, kot ob inventuri.

Opozorilo: pri tem ne gre za poskusno inventuro, pri kateri se popis izvaja po reprezentativnih vzorcih. Za tovrstno inventuro, ki se pod določenimi pogoji odobri samo za zelo velika podjetja, je treba uradno zaprositi pri davčnem uradu.

Pri stalni inventuri popišete zalogo različnih kategorij blaga ob različnih dneh razdeljeno čez leto. Enkrat na leto pa na določen datum opravite fizično inventuro vseh kategorij blaga, da lahko nato primerjate načrtovano in dejansko stanje zalog. Če želite prihraniti sredstva in čas, lahko za fizično inventuro izberete dan, ko bo zalog v skladišču manj.

To je časovno zamaknjena vrsta inventure. Pri zamaknjeni inventuri lahko popis opravljate tri mesece pred dejanskim datumom bilance ali dva meseca po njem. Odločilne pa so še vedno dejanske zaloge ob dejanskem zaključnem datumu poslovnega leta. Vrednosti pridobljene pri inventuri je treba ustrezno posodobiti oz. izračunati za nazaj.

Zamaknjena inventura omogoča več prilagodljivosti, vendar ima tudi nekaj pasti, saj je treba vse spremembe zalog po mesecih natančno dokumentirati, da jih nato lahko pravilno posodobimo ali izračunamo za nazaj.

Opozorilo: to vrsto inventure vam mora vnaprej odobriti davčni urad.

Za inventuro v vaši pisarni je najbolje izbrati dan, na katerega z delom niste zelo obremenjeni.

Enako velja za inventuro v skladišču. Pri tem upoštevajte tudi: pravi čas za fizično inventuro je takrat, ko je stanje vaših zalog nizko.

S časovno zamaknjenimi inventurami pridobite nekaj prilagodljivosti. Ne pozabite pa, da morate načrtovati nekaj dodatnega časa za prilagoditev podatkov inventure na stanje ob dejanski bilanci. Več dni razlike je med inventuro in datumom bilance, več truda boste morali vložiti v prilagoditev.

Inventura lahko traja nekaj ur, dan ali več dni, odvisno od velikosti vašega podjetja. Če ste v dvomih, si za inventuro raje zagotovite malo več časa in s tem preprečite napake, do katerih pride pod časovnim pritiskom.

Mnogo podjetij inventuro opravlja celo izven rednega delovnega časa, tako da se lahko v celoti osredotočijo na popis.

Razmislite, ali inventuro lahko opravite z lastnimi zaposlenimi, ali je smiselno, da za potrebe inventure zaposlite zunanje pomočnike.

Četudi zunanji pomočniki predstavljajo dodatni strošek, se izdatek v mnogih primerih še kako izplača. Izkušeni inventurni pomočniki svoje delo praviloma opravijo hitro in zanesljivo, medtem ko se vaši zaposleni lahko osredotočijo na običajno delo.

Zunanji sodelavci so poleg tega tudi nepristranski, zaradi česar lažje opazijo kakršna koli odstopanja. Če popis izvajate s svojimi zaposlenimi, postavite zaposlenega v oddelek, ki ni v njegovem vsakdanjem delovnem okolju.

Med inventuro bi zaposleni morali v idealnem primeru biti razdeljeni v pare. Eden zapisuje, drugi pa preverja. Tako minimizirate napake ter hkrati pospešite potek inventure.

Če se odločite za najem dodatnega osebja za inventuro, začasni delavci običajno poznajo reden postopek. Svoje osebje pa morate na pravila vsekakor opomniti še pred inventuro.

Pri popisovanju je blago priporočljivo zajemati od leve proti desni in od zgoraj navzdol. Ko ekipa zaključi z enim območjem, je tega treba ustrezno označiti, da se izognemo podvajanju. Seznami zalog morajo biti čitljivi in napisani s tiskanimi črkami. Po potrebi ustvarite smernice za zapis številk, tako da pozneje ne pride do zmede.