Agilna pisarna: kako sprejemati boljše odločitve za uspešno prihodnost

Agilno delo in izrazi, kot je scrum, so dandanes prisotni že vsepovsod. Vse bolj razširjena digitalizacija namreč znane delovne metode in strukture podjetij obrača na glavo – in to v vsaki panogi in vsaki vrsti podjetja.

Če so v preteklosti način dela v podjetjih določala dolga projektna obdobja, predvidljiva poslovna leta in jasno določeni postopki, se danes poslovni svet spopada z negotovostjo, vedno krajšimi razvojnimi in življenjskimi cikli izdelkov, večjimi zahtevami deležnikov ter stalno komunikacijo.

V teh razmerah tradicionalni projektni in delovni postopki komajda še obetajo uspeh. To so kot prvi spoznali v panogi razvoja programske opreme in z metodo scrum zasnovali agilni način razvoja izdelkov, ki je bil nato široko sprejet kot temelj za vsako strukturo podjetja in vse projektne postopke.

Za te lastnosti pa preraščajo tradicionalno pisarniško organizacijo s stalnimi delovnimi mesti, oddvojenimi pisarnami in predpotopnimi predstavitvenimi tehnologijami, ki so dokazano neprimerne. Le če so vsi vključeni v delovni proces v vsakem trenutku dobro obveščeni, je možno medsebojno učinkovanje posameznih dejavnikov agilnega podjetja. Že zato mora biti agilna pisarna opremljena tako, da vzpodbuja načela agilnosti in metode scrum:

Z drugimi besedami: zelo zapleteni projekti sicer ne postanejo manj zapleteni, vendar jih je možno uresničiti in izvesti tako, da jih razdelimo na delne korake, določimo jasne vloge in uporabimo pravilne tehnike dokumentiranja in ponazarjanja.

Temeljni element metode scrum so štirje sestanki, na katerih člani skupine scrum s svojim delom in rezultati seznanijo sodelavce in druge ključne udeležence projekta. Posebnost teh sestankov je visoka stopnja formalizacije:

Kakor preprosto so ta pravila videti, tako revolucionarna so v primerjavi s klasično kulturo sestankovanja. Zato je zlasti v začetni fazi na poti do agilne organizacije potreben močen moderator in vodja, ki usmerja prehod. Pri metodi scrum se ta moderator imenuje skrbnik metodologije.

Odgovoren ni le za nemoteno delovanje, temveč tudi za zagotovitev potrebnih okvirnih pogojev za štiri različne vrste sestankov. Pri tem pa je pomembna tudi pisarniška oprema.

Štiri vrste sestankov po metodi scrum so le del agilnega načina dela, kljub temu pa odlično ponazarjajo, kako je v sodobnem podjetju možno ustvariti prepletanje določenih okvirnih pogojev, opreme in odločanja.

Pri načrtovanju delnih projektov (t. i. sprintov) se začrtajo cilji in naloge za naslednji delni projekt. To srečanje z vsemi člani skupine (nosilci odločitev, tj. skrbnikom izdelka, skupino in skrbnikom metodologije) lahko traja največ dve uri na teden delnega projekta in naj bi potekalo v optimalno opremljenem projektnem prostoru z dovolj delovnimi površinami in sodobno predstavitveno tehnologijo.

Kratek jutranji sestanek je dnevni sestanek skupine s skrbnikom metodologije. Traja največ 15 minut in na njem se povzame, kaj je bilo prejšnji dan doseženo ali zamujeno in kako bo potekal trenutni delovni dan. Ti sestanki potekajo stoje, saj je takšna oblika boljša za zastavljeno časovno omejitev. Odlično mesto za takšne sestanke je sprejemni pult, za jasno predstavitev opravljenih in prihodnjih nalog pa skoraj obvezna oprema načrtovalna tabla.

Na sestanku za pregled rezultatov dela se ob koncu posameznega delnega projekta pripravi vmesni povzetek. Posebnost pri tem je, da podjetje od stranke pridobi povratne informacije o trenutnem stanju izdelka/projekta in jih uporabi za načrtovanje naslednjega koraka. Ta največ enourni sestanek na teden delnega projekta naj bi potekal v ustrezno reprezentančni konferenčni sobi, v kateri stranka dobi pozitiven vtis o podjetju. Tudi tukaj je nepogrešljiva najsodobnejša tehnologija za predstavitve in moderiranje.

Pretekli delni projekt povzema tudi retrospektiva, vendar ta poteka znotraj skupine, tako da so v njenem okviru možne tudi razprava o načinu dela skupine, kritika in samorefleksija. Ta 45-minutni sestanek naj bi potekal v privlačnem, zaščitenem okolju, stran od dejanskega delovnega mesta in „uradnih“ sejnih sob. Primeren prostor za te sestanke so sedežni kotički z mizami in sedeži za bistroje.

V agilni pisarni ne smemo podcenjevati vloge, ki jo ima optimalna kombinacija analognih in digitalnih pripomočkov za ponazoritve in predstavitve. Kjer sta temeljna faktorja vizualizacija in komunikacija, dobijo bele table in kompleti stojal za liste papirja povsem nov pomen.

Bela tabla, ki je izdelana po principu kanban in ima funkcijo načrtovalne table, je izvrsten pripomoček za ponazarjanje informacij, na katerem lahko oblikujete in razporejate dnevne naloge ali večje načrtovalne faze.

Zato morajo biti postavljene na vidnem in priročnem mestu, in sicer tam, kjer se skupine (dnevno) srečujejo – torej ne samo v sejnih sobah ali posameznih pisarnah, temveč tudi ob pultih ali mestih za sestanke.

Agilna pisarna je seveda odvisna od digitalne povezanosti. Načrtovanje in dokumentiranje potekata sodelovalno prek digitalnih orodij. Zato je izredno pomembna mobilna tehnologija – tablice, prenosniki, pametni telefoni.

Te naprave v agilni pisarni dopolnjujejo pripomočki za predstavitve in delo, kot sta na primer namizno stojalo za tablico GO-TO™ in komplet Capture APP, s katerim lahko z belih tabel brezhibno digitalizirate analogne sheme.

Načelo agilnega dela je: govori manj, povej več, naredi več. Pomembna gradnika agilne organizacije sta torej komunikacijsko usposabljanje in nova kultura sestankovanja. Vse to zahteva vajo, trud in čas.

Pravo opremo za vašo agilno pisarno vam bomo z veseljem pomagali izbrati tudi v osebnem pogovoru. Obrnite se na nas.