Urejevalni sistemi: prenehajte iskati in raje poiščite.

Ali urejevalni sistem v pisarni deluje, opazite najpozneje takrat, ko imate opravka z zadevami, kot so davčna revizija ali letna bilanca. Če vaši zaposleni brezglavo iščejo to ali ono naročilnico, je čas, da razmislite o nakupu odlagalnega sistema in ustreznega sistema za razvrščanje pri podjetju KAISER+KRAFT. Dobro premišljena informacijska logistika pa na nemoten potek dela pomembno vpliva tudi pri vsakodnevni organizaciji dela.

Zakaj mora biti pisarna urejena?

Čeprav je digitalizacija v polnem razcvetu, se po pisarni vsakodnevno še vedno prelaga veliko papirja – ta zato kot nosilec informacij ni nič manj pomemben. Papirji v obliki spisov, aktov, naročilnic in drugih dokumentov morajo ob točno določenem času biti na voljo točno določenemu zaposlenemu.

Če ni tako, se lahko naročilo izgubi, ker pristojni sodelavec ni našel vseh dokumentov. Ali pa pride do dvojnega opravljanja naloge, ker sodelavec ni vedel, da dokument za to že obstaja.

Načeloma urejevalni sistemi in načelo razvrščanja, na katerem so zasnovani, izpolnjujejo najpomembnejše pogoje za odlično organizacijo poteka dela. Vsak zaposleni ve, kaj mora narediti. Vse pomembne dokumente najde na točno določenem mestu. Odgovorni imajo pregled nad aktivnimi nalogami in naročili ter lahko v skladu s tem pripravijo tedenske načrte, ti pa so takoj vidni določenim zaposlenim.

Kateri urejevalni sistemi so primerni za kaj?

Pri podjetju KAISER+KRAFT boste našli odlagalne sisteme za skupino izdelkov za pisarno in sisteme za razvrščanje za skladišče, delavnico ali proizvodnjo. Njihovo uporabo lahko vedno prilagodite svojemu podjetju, so pa določeni izdelki sami po sebi najprimernejši v določenem okolju:

Urejevalne table in planerji za delavnice spadajo k načrtovanju in obveščanju pri aktivnih nalogah in naročilih. Tukaj lahko na primer uredite opise naročil ali sezname naročil po zaposlenih in dnevnih v tednu – in tako poskrbite za ureditev na več ravneh.

Z razdelilniki pošte prihranite čas neposredno pri dostavi pisem in paketov prejemnikom, medtem ko sistemi za urejanje in razvrščanje za pisarno ali delavnico poskrbijo za urejanje malenkosti.

Tipične pisarniške informacije v dokumentih so bolje razvrščene na vrtljivih stojalih za mape, poleg tega so tam tudi neposredno in enostavno dostopne.

Kako ustvarim dobro organizirano pisarno?

Najpozneje takrat, ko pri podjetju KAISER+KRAFT naročite nov urejevalni sistem, morate kritično pregledati svoj dosedanji odlagalni sistem. Pri tem se vprašajte: ali zaposleni X resnično vedno najde informacije Y?

Pri tem ne smete preverjati le splošno pomembnega znanja, na primer v dokumentih ali pri tedenskem načrtovanju, ampak morate pogledati tudi na pisalno mizo zaposlenega: ali so na mizi odlagališča za razvrščanje, zato da si lahko vsak zaposleni svoje naloge organizira sam?

V številnih pisarnah je sistem za razvrščanje trdna struktura, ki se posreduje naprej kot implicitno vedenje. To se vam lahko maščuje, če starejši zaposleni znanje prenašajo na mlajše. Zato morate na vsak odlagalni sistem in vse predale vedno namestiti enoznačne napise – za boljšo preglednost pa dodati še barvno kodiranje za dokumente ali določene oddelke in zaposlene.

Na koncu je pomembno tudi to, da preverite mesto določenega vira znanja: ali lahko vsak dostopa do svoje pošte neodvisno od sistema izmenskega dela? Ali imajo vsi pomembni sodelavci dostop do dokumentov naročila ali morajo počakati, da jim dostop odobrijo v tajništvu? Ali veste, kje se skladišči pisarniški material in imate dostop do njega?

Odgovore na vsa ta vprašanja boste dobili pri podjetju KAISER+KRAFT. Če vam lahko pri izbiri kakor koli pomagamo, se obrnite na nas.

Leitz Urejevalni sistemi