Najboljši nasveti za red in čistočo na delovnem mestu.
Red in pospravljanje sta vsakodnevni temi pogovorov v številnih gospodinjstvih. O tem ne razmišljajo le strogi starši, temveč je že Goethe o vzdrževanju reda napisal naslednje: „Izrabite čas, ki nikoli ne počiva, a red je tisti, ki ga pridobiva.“ Heinrich Böll pa se je glede na znan nemški izrek, da je red pol življenja, upravičeno vprašal: „Kaj bi lahko bila druga polovica?“.
Po našem mnenju bi moral biti odgovor na to vprašanje čistoča. Brez čistoče namreč tudi najbolj urejen prostor ne naredi dobrega vtisa. In kje sta red in čistoča pomembnejša kot tam, kjer želimo biti produktivni in učinkovito delati?
V tem prispevku boste izvedeli, zakaj je urejeno in čisto delovno mesto še posebej pomembno, ter se seznanili z najboljšimi nasveti za pospravljanje in čiščenje delovnega mesta.
4 prednosti čistega in pospravljenega delovnega mesta.
Pospravljanje, razvrščanje in čiščenje niso le koristna zaposlitev za obsedence z urejenostjo. Na delovnem mestu morata biti čistoča in urejenost prednostna iz več razlogov:
- Vtis na stranke
Urejeno delovno mesto ni pomembno le za zaposlene. Če je pisarna neurejena in umazana, bo stranka sklepala, da so podobne tudi delovne metode njenega poslovnega partnerja. - Prihranek časa
Če ima vsak predmet svoje mesto, vam ni treba izgubljati časa z iskanjem. Strukturirano delovno mesto in optimizirani delovni procesi vodijo k večji produktivnosti. - Zdravstveni vidik
Redno razkuževanje delovne opreme, kot so telefonske slušalke, zavira širjenje patogenov. Zmanjša se količina prašnih delcev, s tem pa tudi zdravstvene težave alergikov ali astmatikov. - Stroški
S čiščenjem in vzdrževanjem opreme in delovnega materiala v pisarni bodo le-ti dolgoročno ostali v dobrem stanju, kar pozitivno vpliva na stroške.
Pametni nasveti za urejeno pisarno.
1. Zmanjšajte poplavo papirja
Na vaši desni je gradivo za naslednjo predstavitev, na levi zapiski z zadnjega sestanka, na zaslonu pa imate nalepljenih nešteto samolepilnih listkov z nalogami in opomniki: ima vaša miza težave s papirjem? S pomočjo naslednjih treh rešitev lahko obvladate poplavo papirja:
Digitalni opomniki
Si želite nekaj na hitro zapisati za pozneje? Uporabite digitalna orodja za zapiske ali opomnike.
Bele in druge table
Namesto da vse naloge in načrte pišete na listke papirja, lahko številne opombe in sezname brez porabe papirja napišete na bele table. Projektno ali tedensko načrtovanje lahko priročno opravite z načrtovalnimi tablami.
Redno razvrščanje
Če vseeno uporabljate papir, vsekakor poskrbite, da boste stare liste redno odstranjevali. Liste papirja, ki jih še vedno potrebujete, uredite tako, da bodo pregledni in hitro dostopni. Uporabite lahko na primer odlagališče za razvrščanje ali tablo za urejanje dokumentov, kjer lahko dokumente razvrstite v različne predale.
2. Uporaba urejevalnih sistemov
Z upoštevanjem zgornjih korakov boste zmanjšali vsakodnevni kaos listov papirja, ki ležijo vsepovsod. Poskrbite, da tudi vaše odlagališče za razvrščanje ne bo pokalo po šivih. Dokumente, ki jih želite hraniti dlje časa, je najbolje zložiti v fascikle.
Večstranske dokumente, pogodbe ali račune, ki jih je mogoče dodeliti določenemu projektu, letu ali stranki, razvrstite v različne fascikle. Odvisno od potrebne količine lahko fascikle prostorsko varčno shranite na vrtljivem stojalu, vozičku za fascikle ali regalu za fascikle.
Da bo vzdrževanje reda zares enostavno, poiščite ustrezno rešitev za svoje delovno mesto in izbirajte med odlagalnimi sistemi, urejevalnimi postajami, načrtovalnimi tablami in pisarniškimi omarami. Vse ideje za urejevalne sisteme lahko najdete tukaj.
3. Pospravite pisalno mizo in predale
Kateri predmeti ali dokumenti bi sploh morali biti na pisalni mizi? Stalno mesto na mizi naj imajo delovni pripomočki, ki jih potrebujete vsak dan. Sem spadajo na primer tedenski planer, pisala in drugi pripomočki za pisanje, mapa z današnjim projektom ali USB-ključki.
Vse ostalo je treba razvrstiti, nato pa odstraniti ali shraniti v predale. Tudi tu velja, da bodite sistematični pri organiziranju! Material, ki ga potrebujete pogosteje, je najbolje shraniti tako, da je zlahka dostopen. Redko uporabljene pripomočke, npr. zalogo sponk, lahko shranite zadaj v predalu.
Na koncu delovnega dne si določite pet minut, da pospravite mizo, odstranite stare stvari in uredite vse pomembno. Določite si tudi redni „čistilni dan“, tako da na primer vsak zadnji petek v mesecu temeljito očistite in pospravite svoj delovni prostor.
Praktični nasveti za čiščenje delovnega mesta.
Vaša pisarna je zgledno urejena, še vedno pa so na mizi madeži kave, v tipkovnici pa drobtine? Čistoča je pomembna, da red služi svojemu namenu. Z naslednjimi nasveti boste poskrbeli za temeljito in pravilno čiščenje delovne opreme in prostorov v pisarni:
1. Uporabljajte ustrezna čistilna sredstva
Delovna miza, bela tabla, računalniški zaslon: vsako od teh površin je treba očistiti drugače, da se material ne poškoduje.
Elektronske naprave in zasloni
Plastične površine telefona, miške ali tipkovnice je najbolje najprej obrisati z razkužilom. Pri tem pazite, da tekočina ne pride v razpoke elektronskih naprav. Na koncu površino obrišite s suho krpo iz mikrovlaken. Zaslone obrišite le s suho ali rahlo navlaženo krpo iz mikrovlaken.
Površina pisalne mize
Pisalne mize s premazano površino ali izdelane iz umetne mase lahko očistite s čistilom v razpršilu ali namočenimi papirnatimi brisačami. Če imate leseno mizno ploščo, pa je najbolj varno uporabiti samo krpo iz mikrovlaken, navlaženo z vodo.
Bele table
Da bo bela tabla ostala res bela, jo je najbolje redno čistiti, in to le z ustrezno čistilno peno ali posebnimi čistilnimi krpami.
2. Pravilno čiščenje različnih prostorov
Različne prostore je glede na njihovo uporabo treba čistiti različno pogosto in temeljito.
Tekstilne talne obloge je najbolje ne le posesati, temveč tudi redno globinsko čistiti. Za talne ploščice je odličen čistilni voziček.
Sanitarne prostore je treba temeljito obrisati z mokro krpo in razkužiti enkrat ali dvakrat na dan, odvisno od števila uporabnikov. Takšno osnovno čiščenje vključuje tudi redno dopolnjevanje sanitarnih potrebščin, kot so losjon za umivanje rok in papirnate brisače. Zato vedno poskrbite za zadostno zalogo najpomembnejših higienskih izdelkov.
Jedilnico ali kuhinjo je treba očistiti enkrat ali dvakrat na dan, odvisno od uporabe. Pri tem ne pozabite na kuhinjske pripomočke, kot so kavni avtomati in avtomati za vodo.
Posebni prostori, kot so delavnice, proizvodnja in skladišča, imajo pogosto zelo velike površine, ki jih očistite z visokotlačnimi čistilniki ali sesalniki za mokro sesanje.
3. Pravilno odstranjevanje odpadkov
Del celovitega čiščenja pisarne je tudi pravilno ravnanje s smetmi. V nadaljevanju smo za vas pripravili nekaj nasvetov za odstranjevanje odpadkov:
- Najbolje je, če zmanjšate količino odpadkov v pisarni tako, da se izogibate izdelkom v plastični embalaži in omejite porabo papirja, na primer z uporabo digitalnih orodij.
- Koše za odpadke v sanitarijah in jedilnici je treba izprazniti vsak dan, papirnate odpadke, na primer pri pisalnih mizah, pa odstranjujte glede na nastalo količino.
- V jedilnicah ali skupnih prostorih je najbolje urediti večje sisteme za odpadke, za posamezne pisarne ali pisalne mize pa zadostujejo manjši koši.
- Posebne odpadke, kot so baterije, olja ali nevarni materiali v proizvodnji, skladiščih in delavnicah, je treba odstraniti v skladu s predpisi.
Upamo, da vam bodo nasveti iz tega prispevka pomagali ustvariti prijetno in čisto delovno mesto. Z veseljem vam svetujemo glede ustrezne pisarniške opreme ter izdelkov za čiščenje in sanitarije.
Obrnite se na nas
Za dodatne informacije smo vam vedno brezplačno na voljo.