Delovno okolje in produktivnost
3 preizkušene strategije za organizacijo delovnega mesta in povečanje produktivnosti
Neproduktivno delo kaže več plati: ekipa na sestankih deluje nemotivirano, nekateri sodelavci celo opazno odsotno, kakovost dela pušča več odprtih želja. S tem seznamom bi lahko še nadaljevali in bi tudi v vašem podjetju zagotovo našli kakšen takšen primer ali dva.
Kot protiukrep se vse prepogosto ponujajo splošni pristopi, kot sta „Osredotoči se na sodelovanje!“ ali „Izboljšaj komunikacijo!“. Toda kako lahko iz tega izpeljemo konkretne in uporabne strategije za povečanje produktivnosti?
Za pravi odgovor na to vprašanje si je treba podrobneje ogledati dejavnike, ki pomembno vplivajo na produktivnost sodelavcev v vašem podjetju:
Delovno mesto
Produktivnost ekipe lahko zmanjšata ali povečata zasnova in kakovost fizičnega delovnega okolja.
Pretok dela
Optimiziran pretok dela v podjetju izboljšajo učinkovitost, zagotavljajo več preglednosti in lajšajo sodelovanje znotraj ekipe – skratka, spodbuja se produktivnost.
Delovno vzdušje
Dobra podjetniška kultura ima svoj vpliv na mentaliteto sodelavcev in način njihove medsebojne interakcije, kar se odraža v kakovosti dela in produktivnosti v vašem podjetju.
Pozitivne spremembe na omenjenih področjih bodo pripomogle k povečanju zavzetosti vaših sodelavcev, učinkovitosti ekipe in navsezadnje zmanjšanju odsotnosti z dela. Za vsako od področij najdete v tem prispevku strategijo s konkretnimi predlogi za izboljšave, ki vam pomagajo uvajati nove ukrepe za dvig produktivnosti v podjetju ali razširiti obstoječe pristope.
1. Prijetno delovno okolje, ki spodbuja produktivnost
Začnimo na začetku: z naravo neposrednega fizičnega okolja vaših sodelavcev. Kakšen vpliv imajo na produktivnost ekipe dejavniki, kot so hrup, svetloba ali kakovost zraka? Vas oprema prostorov spodbuja h kreativnosti in produktivnosti?
- Zelo slabe svetlobne razmere, slab zrak in visoke temperature v delovnem prostoru ali obremenitev s hrupom v proizvodnih halah ali skladiščih ne utegnejo biti le moteči, temveč v nekaterih primerih celo zdravju škodljivi.
Najbolje bo, če sodelavce kar naravnost vprašate, katere razmere se jim zdijo stresne. Tudi na videz nezaznavni zvoki, kot je pogosto zvonjenje telefonov ali mobilnih telefonov, so lahko dolgoročno zelo moteči in se negativno odražajo na produktivnosti. - Odprta struktura delovnega prostora s skupinskimi delovnimi mizami spodbuja ustvarjalnost in produktivnost. Ne želite ali ne zmorete popolnoma prenoviti svoje pisarne?
Razmislite na primer o opremi, posebej zasnovani za interaktivne metode odločanja ali razvijanje idej z analognimi predstavitvenimi orodji in udobnimi sedeži. - Osredotočite se na čistočo in urejenost delovnih prostorov: Jasno strukturirano in urejeno delovno mesto brez fasciklov, ki bi ležali naokrog, enega na drugega naloženih kartonov ali na tipkovnico potresenih drobtin sodelavcem pomaga, da se kar najbolje osredotočijo.
2. Učinkoviti in sproščujoči delovni procesi
Organizacijski procesi v podjetju vplivajo tudi na uspešnost vaših sodelavcev: bolj ko so delovni procesi jasni in strukturirani, učinkoviteje in produktivneje deluje ekipa.
- Izboljšajte pretok dela v svojem podjetju: enotne strukture map olajšajo iskanje dokumentov po oddelkih, standardizirani obrazci in postopki odobritev pa zagotovijo nemoten in hitro tekoč dnevni proces.
- Številne naloge upravljanja nabave ali računovodstva je moč poenostaviti z uporabo spletnih orodij in avtomatiziranih rešitev, kot je elektronska nabava. S tem si prihranite čas, sredstva in razbremenite svoje sodelavce.
- Poenostavite si lahko tudi ponavljajoča se in časovno obremenjujoča navodila: za usposabljanje novincev v podjetju ali posredovanje varnostnih navodil so vodniki ali standardizirani programi usposabljanja kot nalašč.
3. Pozitivna in odprta podjetniška kultura
Produktivnost, zavzetost in motivacija so ena z drugo tesno povezane in med seboj odvisne teme. Pri našem zadnjem področju „Delovno vzdušje“ gre verjetno za najkompleksnejšo temo, pri doseganju večje produktivnosti pa hkrati za eno najpomembnejših.
- Pravilno ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem ter pravica do besede pri določanju delovnega časa povečujeta motivacijo in s tem produktivnost. Omogočite svojim sodelavcem možnost prilagodljive organizacije delovnega časa.
Za nekaj dni svoji ekipi ponudite delo od doma ali ji dajte več svobode glede odmorov za kosilo: če nekomu na primer ustreza, da si en dan v tednu podaljša odmor, lahko naslednji dan pride na delo nekoliko prej. - Dobra komunikacija je zelo obsežna tema. Kot splošen nasvet pa vam svetujemo naslednje: pogosto si vzemite čas in prostor za pogovore o navidezno „nepomembnih“ temah v pisarniškem vsakdanu, da s tem spodbudite izmenjavo.
Na sestankih bodite pozorni na pozitivno komunikacijo: proč od obtoževanja in ponavljanja preteklih težav – h konstruktivnim predlogom za izboljšave s pogledom v prihodnost. - Zdravje vaših sodelavcev ni omejeno le na zgoraj zapisane fizične dejavnike, temveč vključuje tudi duševne vidike, kot je raven stresa. Delikatno pri tem: tako preveč kot premalo stresa lahko zmanjša produktivnost. Za ta del velja svojo ekipo zelo dobro poznati: kdo že dolgo opravlja iste naloge in bi za dosego kratkega roka potreboval malce motivacije? Kdo je na tem področju še relativno nov, se mora še veliko naučiti in potrebuje nekaj sprostitve?
Ostanite na žogi: povečevanje produktivnosti je stalen proces
Ustrezna integracija zaposlenih, učinkovita organizacija delovnega mesta in izboljšana produktivnost so teme, katerih uvajanje pogosto poteka počasi. Naj vas ob obilici možnih (in pogosto potrebnih) ukrepov ne prevzame malodušje.
Najbolje bo, da si za začetek izberete najlaže dosegljive cilje. Nato si določite roke za zahtevnejša področja in razmislite, katere kratkoročne ukrepe želite izvajati korak za korakom ter tako na dolgi rok uresničiti tudi kompleksnejše cilje.
Stopite v stik z nami!
Za dodatne informacije smo vam vedno na voljo na brezplačni telefonski številki.