Vprašanja in odgovori o agilnih metodah
Na katero temo se nanaša vaše vprašanje?
Agilnost je beseda, ki se že nekaj časa širi po številnih podjetjih, verjetno tudi po vašem. Skoraj vsi govorijo o njej, številni pa še vedno ne vedo, kaj točno pomeni. Upravičeno, kajti za razumevanje te besede je odločilen njen kontekst. V množici najrazličnejših konceptov o agilnih delovnih metodah se lahko kaj hitro izgubimo.
Da agilnost v vašem podjetju ne bo samo trenutna modna muha, temveč se bo obdržala, morajo zaposleni poznati pomen, potek in metode agilnega dela. Zato smo zbrali najpogostejša vprašanja in nanje odgovorili. Nemara je med njimi kaj, česar o agilnosti še niste vedeli.
Kaj je agilno delo? Kaj ta pojem pomeni?
Agilno sodelovanje v podjetju postavlja v ospredje timsko delo. Klasična razdelitev vlog na vodstvo, ki je odgovorno in uslužbenca, ki dela, ne deluje več. Današnje geslo: "Delajte pametneje, ne težje", ker pri agilnem delu vedno ekipa prevzema odgovornost za sprejete odločitve. Naloga vodstva je podpora in krepitev ekipe.
Razlaga pojma
Na katerih načelih temelji agilno delo?
- Kupec je kralj: osrednja točka vseh agilnih metod je zadovoljstvo kupca, torej rešitev njegovih težav in izpolnitev pričakovanj. Kupec je v tem kontekstu lahko razumljen dobesedno, lahko pa predstavlja tudi interne naročnike v podjetju, ki so naročili določeni izdelek.
- Agilni delovni proces vedno poteka v skupini. Skupina se organizira sama, člani tesno sodelujejo in so odgovorni za svoje delo. Optimalna velikost skupine je praviloma od pet do osem oseb.
- Sodelovanje pri projektu mora biti prostovoljno, da motivacija ostane visoka. Na voljo morajo biti ustrezna orodja, saj se lahko zaradi pomanjkanja sredstev in virov zmanjša uspeh. To seveda ni vedno mogoče. V teh primerih se je treba o tem pogovoriti in pojasniti situacijo, da člani skupine ne bodo nezadovoljni, temveč bodo imeli dodatno motivacijo. Preglednost je torej nepogrešljiva.
- Člani skupine določijo konkretne, izmerljive cilje ali mejnike. Prednostno razvrstijo naloge, ki jih je treba za dosego cilja izpolniti, in jih nato korak za korakom opravijo.
- Brez rednih srečanj ne gre. Da bi ostali pregledni, je treba redno preverjati razvoj procesa in iz tega izpeljati nadaljnje korake ali jih po potrebi na novo določiti.
- Vsaka agilna skupina svoj napredek nadzira sama.
Od kdaj obstaja agilno delo?
Seveda bi lahko rekli, da že od nekdaj, kajti tudi gradnja hiše je na primer lahko agilna. Z znanstvenega vidika pa so bile prve teze in razprave o agilnem delu objavljene v 50. in 70. letih prejšnjega stoletja. Tako imenovani „Agilni manifest“ je bil objavljen leta 2001. Nanašal se je predvsem na delo z razvijalci programske opreme, ki so iskali možnosti za organizacijo kompleksnih IT-projektov. Iz tega so se razvila osnovna načela agilnega dela.
Zakaj agilno?
Kaj so prednosti agilnega dela?
- Agilno delo je zelo učinkovito
- V okviru agilnih procesov se je možno hitro odzivati na spremembe
- Izdelek ali stanje se nenehno izboljšuje; hitre vmesne rešitve vodijo do končnega rezultata
- Usposobljeni in motivirani zaposleni hitro vidijo rezultate svojega dela in zato ohranijo motivacijo
Pozor: pogoj za to je, da podjetje agilnost uvede in spodbuja brez prisile. Brez zaposlenih namreč ne gre. Vodilni morajo zato zaupati zaposlenim in opustiti pretiran nadzor, zaposleni pa morajo prevzeti odgovornost in sodelovati v skupini.
Kaj so slabosti agilnega dela?
- Končni izdelek oziroma izkušnje končnega uporabnika pri delu agilne skupine praviloma niso v ospredju. Odvisno od kompleksnosti poti do končnega izdelka lahko delo z agilnimi vmesnimi rešitvami postane tudi preveč razdrobljeno.
- V tradicionalnih koncernih s konzervativnim vodenjem lahko načelo agilnega dela nasprotuje formalnim standardnim procesom v podjetju. Agilno delo zaposlenih je le redko harmonično usklajeno z zahtevami in nenehnim nadzorom vodstva.
- Številni zaposleni imajo raje konkretne zahteve nadrejenih in se ne počutijo dobro, če imajo preveliko odgovornost.
Kako postati agilni
Kako uvesti agilno delo v podjetju?
Uvajanje agilnih metod v podjetju je proces učenja za vse udeležence. Zato številna podjetja sodelujejo z zunanjimi svetovalci. Agilne organizacijske strukture se morajo razvijati počasi, podjetje mora zanje tako rekoč dozoreti. To traja nekaj časa in je v določeni meri prav tako agilen proces.
V podjetju je treba najprej ustvariti enotno razumevanje agilnosti. Večina velikih podjetij v uvajanje agilnih procesov pritegne zaposlene, ki so v preteklosti že opozorili nase z veliko mero samoiniciativnosti in odgovornosti. Takšni zaposleni so primerni za agilne skupine.
V prvih korakih naj kadrovski oddelek in vodstvo samo spremljata in opazujeta prva srečanja skupine, nikakor pa naj ničesar ne predpisujeta. Za takšno opazovanje je odlična tako imenovana retrospektiva, ki praviloma poteka vsaka dva ali štiri tedne, saj se takrat lahko pogovorite, kaj je potekalo dobro in kaj nekoliko slabše.
Kaj je osnova za agilne procese?
Vsak agilni proces obsega naslednje tri postopke:
- Redna / vsakodnevna srečanja: kratka srečanja, ki praviloma ne trajajo več kot 15 minut, je možno imeti vsak dan. Glede na temo dela in potrebe skupine pa se lahko dogovorite tudi za enourni tedenski sestanek. Vaša skupina naj se pogovori o tem, kaj vsak posameznik potrebuje za doseganje svojih ciljev in kaj lahko naredi, da podpre druge.
- Preglednost: na komunikacijski tabli je za vse udeležence pregledno prikazano, kdo je vključen v kateri projekt, kaj je opravil in česa še ni. Če se pojavijo težave, ki ovirajo izpolnitev določene naloge, jih je treba zapisati na tablo. Za to se praviloma uporablja tabla za kanban. Lahko jo izdelate sami s pomočjo oglasne deske in samolepilnih lističev ali pa uporabite načrtovalne table.
- Retrospektiva: med rednimi srečanji se povzame, kaj je bilo dobro in kaj slabo. Negativne vidike je treba popraviti. Zato se uvedejo predlogi za izboljšave, te pa je treba tudi takoj uresničiti.
Kako poteka agilno delo v okviru projekta?
Projekti so odlični za preizkus agilnih delovnih metod. Z naslednjimi postopki bodo tudi vaši projekti agilnejši:
- Korak za korakom: večje projekte razdelite na manjše delne projekte, imenovane tudi sprinti. Rezultate objavite, saj lahko s tem tudi izmerite njihov uspeh. Vsak delni projekt ustreza eni nalogi na tabli za kanban. Če določene delne projekte razvrstite v logično zaporedje, ker temeljijo drug na drugem, boste samodejno poskrbeli za prednostno razvrstitev na voznem redu projekta ali za tako imenovani zemljevid.
Tudi delni projekt je lahko razdeljen na nadaljnje sklope nalog. Zato si udeleženi pri posameznem projektu pogosto izdelajo lastne, manjše table za kanban, s katerimi zabeležijo napredek pri svojih nalogah. - Prilagodljivost: da se lahko v okviru določenega projekta vedno hitro odzovete na spremembe, konkretno načrtovanje poteka samo za prvi delni projekt, ki sledi, oziroma včasih še za drugega. Vse, kar temu sledi, je sicer grobo začrtano, podrobnosti pa še niso določene.
- Zamenjava perspektive: pri vsem, kar načrtujete in izvajate v okviru projekta in delnega projekta, je v središču kupec ali uporabnik. Vedno si postavljajte izhodiščna vprašanja, na primer, kako lahko pomagate kupcu na določenem področju. Tako izpred oči nikoli ne boste izgubili smisla in namena projekta.
Agilne metode
Kakšno je ogrodje agilnega upravljanja?
Ogrodje agilnega upravljanja postavite takrat, ko ste prepričani, da želite v svojem podjetju vpeljati agilne delovne procese. To pomeni, da pred oblikovanjem ogrodja agilne metode vedno uvedete v pilotskih skupinah. S pomočjo izkušenj, pridobljenih v okviru teh skupin, boste lažje izdelali ogrodje za celotno podjetje. Načeloma obstajata in se najpogosteje uporabljata dve okvirni metodi: scrum in kanban. Skupaj s pilotnimi skupinami določite, katera okvirna metoda naj se uporablja v katerih primerih.
Pri razvoju programske opreme obstajajo še številne druge metode, ki so posebej prilagojene temu delovnemu področju. Zato niso tako primerne za uporabo drugje, na primer pri trženju ali upravljanju izdelkov ali vsebin.
Kaj je metoda scrum?
Angleška beseda scrum pomeni nekaj podobnega kot vrvež ali gneča. Predpostavlja se namreč, da so projekti na splošno zelo kompleksni, da se torej toliko dogaja, da je težko že na začetku pripraviti projektni načrt, ki bi obsegal vse. Zato se pri metodi scrum za razplet tega vrveža oblikuje majhna skupina, ki intenzivno sodeluje. Ta delne naloge projekta postopoma nadgrajuje (inkrement), jih ponavlja (iteracija) in uporablja pri tem pridobljene izkušnje (empiričnost).
Metoda scrum temelji na treh osnovnih načelih: preglednost, preverjanje in prilagajanje. To pomeni, da so vsi vedno obveščeni o stanju projekta in tudi o morebitnih težavah, ki bi lahko preprečile napredek. Redno se preverja, ali so načrtovani delovni koraki še vedno smiselni. Razvojni načrt se po potrebi prilagaja novim zahtevam.
Pri metodi scrum se večji projekt razdeli na številne delne. V okviru delnega projekta je treba izpolniti posamezne naloge. Razvojna skupina jih opravi v predpisanem časovnem okviru, ki se imenuje sprint.
Da zaposleni upoštevajo ustrezne postopke znotraj procesa scrum, ima vsak svojo določeno vlogo.
Katere vloge obstajajo pri klasičnem projektu scrum?
Pri razvoju programske opreme obstaja pet tipičnih vlog, ki morajo biti za uspeh agilnega projekta vedno podeljene:
- Skrbnik metodologije: je kot nekakšen varuh agilnega ogrodja. Istočasno je kontaktna oseba za svojo razvojno skupino. Pozna ozadje in kontekst projekta, svetuje skupini in jo poskuša zaščititi pred nepotrebnimi zunanjimi ovirami. Njegov najpomembnejši partner je skrbnik izdelka. Skupaj določita naloge znotraj delnega projekta.
- Skrbnik izdelka: določi cilje delnih projektov v tako imenovanih sprintih za projektno skupino. Pri tem mora zagotoviti, da vsi udeleženci razumejo zahteve. Ker nosi odgovornost za projekt, oblikuje tudi posamezne pakete nalog znotraj delnega projekta. Skrbnik izdelka torej prednostno določi, katera naloga je najpomembnejša in kaj je mogoče opraviti tudi pozneje.
- Strokovnjak za vsebine: je oseba, ki ima znanje o določenih temah. In ker ena oseba ne more vedeti vsega, temveč številne osebe vedo različne stvari, pri agilnem upravljanju projektov govorimo tudi o tako imenovani strokovni skupini. Člani te skupine so večinoma tisti, ki postavljajo zahteve skrbniku izdelka, ta pa jih potem sprejme, se o njih pogovori z razvojno skupino in določi prednostno razvrstitev.
- Skrbnik posla: je tisti, ki določeni projekt sploh omogoči. Je tako rekoč glavni sponzor, vendar odgovornost prenese skrbniku izdelka. Ta se mora potem obrniti na skrbnika posla, če potrebuje dodatno podporo, večinoma finančno.
- Razvojna skupina: so osebe, ki dejansko opravljajo delo, povezano s projektom. Uresničujejo zahteve, ki jih skrbnik izdelka predhodno prednostno razvrsti.
Kaj pomeni kanban?
Z metodo kanban lahko ponazorite zahteve, ki so postavljene vaši projektni skupini, jih prednostno razvrstite in prikažete napredek pri uresničevanju zahtev. Vsako nalogo zabeležite na kartico.
Potek:
vse kartice postavite v en stolpec: tako imenovani backlog ali seznam zahtev, ki jih je treba v naslednjem koraku še prednostno razvrstiti.
V sosednji stolpec razporedite samo še zahteve, ki jih je treba obravnavati prednostno in opraviti prve.
Vsak član skupine dobi eno od teh nalog. Običajno se člani sami odločijo, katero nalogo bodo prevzeli.
Ko je določena naloga opravljena, kartico iz stolpca zahtevanih nalog premaknete v naslednji stolpec, tj. stolpec opravljenih nalog.
Če v stolpcu zahtevanih nalog ostane preveč kartic, lahko to vsi vidijo, takoj ukrepajo in oblikujejo rešitve, potrebne za uresničitev nalog.
Vsak projekt je načeloma sestavljen iz posameznih nalog ali delovnih paketov. Zato je kanban metoda, ki jo lahko uporabite za vse projekte in kombinirate z drugimi metodami.
Kakšna je razlika med metodama scrum in kanban?
Načeloma obe okvirni metodi obsegata podobne procese. Metodo scrum določa več predpisov, zato so procesi bolj obvezujoči. Dodeljene vloge v skupini prinesejo večjo odgovornost in o postavljenih rokih se ni mogoče pogajati. Nasprotno je kanban nekoliko svobodnejši. Pri tej metodi je pomembnejša preglednost. Določena naloga lahko ostane neopravljena do prihodnjega tedna, ne da bi bilo treba prednostno razvrstitev določiti povsem na novo. Kanban je torej nekoliko bolj informativen, pa tudi manj organiziran kot scrum.
V številnih podjetjih se pogosto uporablja kombinacija metod scrum in kanban, ki se je samodejno razvila iz agilnih delovnih procesov. Imenujemo jo scrumban.