Čistoča in red v 6 korakih
Enostavna ureditev pisalne mize
Vse višji kupi dokumentov, nešteti listki z opomniki, fotografije z zadnjega dopusta in umazane kavne skodelice – tako so videti številne pisalne mize. Čeprav obstajajo študije, ki pravijo, da nepospravljeno delovno mesto spodbuja ustvarjalnost, pa je veliko tudi argumentov za dobro urejeno mizo.
Nemški inštitut Fraunhofer Institut je ugotovil, da do tretjino delovnega časa v pisarni zapravimo z nepotrebnimi dejavnostmi. K neučinkovitosti občutno pripomorejo tudi nepospravljene pisalne mize, na katerih morajo zaposleni stalno iskati prave dokumente. To je mogoče preprečiti – pokazali vam bomo, kako.
Zakaj je urejena pisalna miza tako pomembna?
Na prvi pogled se ne zdi produktivno, da zapravimo čas z urejanjem pisalne mize. Namesto tega bi lahko opravili več dela. Vsekakor pa ima dobro urejena pisalna miza številne prednosti:
- Če imate vse delovne potrebščine vedno na dosegu, lahko delate hitreje.
- Če vam dela ni treba prekinjati z iskalnimi akcijami, ste bolj učinkoviti in osredotočeni na nalogo.
- Če imate dovolj prostora na pisalni mizi, se lahko neovirano gibljete.
- Če je vaša pisalna miza pospravljena, naredite profesionalen vtis na stranke in kolege.
- Če pisalno mizo redno čistite, preprečite širjenje bakterij in virusov.
V 6 korakih do popolnoma urejene pisalne mize
Številni zaposleni bi radi imeli pospravljeno pisalno mizo, pa ne vedo, kje naj sploh začnejo. Pomagali vam bomo premagati to oviro. Pripravili smo šest korakov za urejanje pisalne mize, da bo ostala urejena tudi daljši čas.
1. Spraznite pisalno mizo in jo očistite
Da boste imeli dovolj prostora za preurejanje, morate s pisalne mize najprej odstraniti vse predmete in papirje. Mizno površino nato obrišite z vlažno krpo iz mikrovlaken. Izpraznite tudi predale in jih obrišite z vlažno krpo.
Načeloma je dobro, da pisalno mizo očistite enkrat na teden. Ostanke hrane ali madeže razlitih pijač pa morate odstraniti takoj, da se v njih ne razmnožijo bakterije. Več o ustreznem čiščenju elektronskih pisarniških naprav boste izvedeli v naslednjem poglavju.
2. Razvrstite dokumente in pripomočke
Pred sabo imate verjetno velik kup papirja in delovnega materiala. Najbolje je, da začnete z urejanjem dokumentov, ki jih razvrstite na štiri kupe:
- Dokumenti, ki jih kmalu potrebujete za trenutne naloge
- Stalno potrebni dokumenti
- Dokumenti, za katere ne veste, ali jih boste še potrebovali
- Dokumenti, ki jih lahko takoj odstranite
Vse, kar pristane na 4. kupu, lahko takoj odstranite. Dokumente s 3. kupa lahko odstranite po dveh tednih, če jih v tem času ne boste potrebovali. Papirje s 1. in 2. kupa dajte nazaj na pisalno mizo, najbolje lepo razvrščene v predelkih za sortiranje.
Sedaj se posvetite delovnim pripomočkom, kot so pisala, pisarniške sponke in drug material. Vse, kar ne deluje, lahko takoj zavržete. Material, ki ga ne potrebujete več, vrnite v skladišče ali ga dajte kolegom.
3. Ergonomska razporeditev delovnih pripomočkov
Cilj tega koraka je, da vse pogosto uporabljane delovne pripomočke razporedite tako, da jih boste zlahka dosegli brez obremenjevanja hrbta. S temi elementi preprečite, da bi vaša pisalna miza postala spet takoj neurejena:
- Izkoristite elemente za dodatni prostor na pisalni mizi, ki bodo poskrbeli, da boste imeli na njej več prostora. Z vrtljivimi ročicami za zaslone in telefone ter stojali za prenosnike in tablice bodo naprave udobno na dosegu.
- S pomočjo urejevalnih sistemov, kot so odlagališča za razvrščanje, vrtljiva stojala za fascikle in predalniki, boste sklenili premirje s papirji na pisalni mizi. Vsi dokumenti bodo imeli svoje mesto.
4. Urejanje predalov
Vsi delovni pripomočki, ki morajo biti takoj pri roki, vendar pa ne spadajo na pisalno mizo, naj bodo shranjeni v predalih. Da v njih ne bo zavladal kaos, upoštevajte tri nasvete:
- Uporabite predelne elemente in škatle za shranjevanje, da ustvarite praktične predelke, v katerih bo pisarniški material. Tako bodo predali vedno urejeni.
- Predale obložite z nedrsečo podlogo, da se predmeti ne bodo stalno kotalili sem in tja, ko boste odpirali predale.
- Označite predale in predelke v njih, da bo ves material vedno na istem mestu.
5. Ustvarite predal za pošto
Čez dan se na pisalni mizi naberejo raznorazni dokumenti, pisma in obvestila. Da ne bodo uničili pravkar ustvarjenega reda, prosite kolege, naj vso pošto odložijo v poseben predal, namenjen samo temu. Tako boste prejeto pošto lahko obdelali ob želenem času in vas ne bo motila med delom. Pojdite skozi pošto in jo uredite tako:
- Takoj odstranite nepomembne dokumente.
- Posredujte dalje vse dokumente, za katere niste pristojni.
- Vse, kar je mogoče takoj pospraviti, shranite v ustrezne fascikle.
- Takoj obdelajte to, kar je mogoče opraviti v manj kot petih minutah.
- Določite, kdaj boste obdelali ostale dokumente, in jih odložite na poseben prostor, na primer v enega od predelkov za sortiranje.
6. Pospravljanje ob koncu vsakega delovnika
Ob koncu vsakega delovnika si vzemite pet minut časa za pospravljanje. Delovne pripomočke vrnite na njihovo mesto, da boste vsako jutro lahko začeli s čisto pisalno mizo. Tako se boste ob koncu delovnika tudi pripravili na zaslužen počitek.
Kako je najbolje očistiti elektronske naprave na pisalni mizi?
Kje se nabira največ bakterij in virusov v pisarni? Takoj za včerajšnjo kavno skodelico predstavlja največje gojišče bakterij telefon. V nadaljevanju vam bomo opisali, kako res dobro očistite električne naprave v pisarni.
Stacionarni in pametni telefon
Telefona se oprimejo klice iz ust in rok, zato ga morate vsak dan očistiti, kar je še posebej pomembno v času prehladov.
- Izklopite stacionarni ali pametni telefon.
- Slušalko in tipke telefona obrišite z vlažno krpo iz mikrovlaken in razkužilom.
- Zaslon na dotik na pametnem telefonu očistite s higienskim razpršilom brez alkohola in krpo iz mikrovlaken.
- Pazite, da v ohišje ne pride tekočina.
Tipkovnica
Umazani prsti in drobtinice od malice na pisalni mizi hitro zamažejo tipkovnico. Glede na stopnjo umazanosti zadošča tedensko čiščenje.
- Izklopite računalnik.
- Obrnite tipkovnico in stresite iz nje vse koščke.
- Z razpršilnikom na stisnjeni zrak izpihajte trdovratno umazanijo.
- Tipkovnico obrišite z vlažno krpo iz mikrovlaken in razkužilom.
- Vmesne prostore očistite z vatno paličico.
Miška
Za miško velja enako kot za tipkovnico: očistite jo vsak dan, da preprečite širjenje klic.
- Izklopite računalnik.
- Miško obrišite z vlažno krpo iz mikrovlaken in razkužilom.
Zaslon
Za čist zaslon brez prstnih odtisov poskrbite s tedenskim čiščenjem.
- Izklopite računalnik in zaslon izklopite iz elektrike.
- Zaslon obrišite z rahlo navlaženo krpo iz mikrovlaken.
- Pri tem ne smete uporabiti čistil za steklo ali čistil na osnovi alkohola, saj lahko poškodujejo površino.
Upamo, da vam bodo nasveti iz tega prispevka pomagali ustvariti prijetno in čisto delovno mesto. Z veseljem vam svetujemo glede ustrezne pisarniške opreme ter izdelkov za čiščenje in sanitarije.
Imate še kakšna vprašanja?
Pokličite nas na brezplačno telefonsko številko ali nam pošljite elektronsko pošto.